Mất hàng, thiếu hàng xảy ra liên tục, quản lý hàng hóa sai ở đâu?

Các nhà quản lý luôn trăn trở tìm cách quản lý hàng hóa hiệu quả để không bị mất hàng, làm sao để khắc phục tình trạng này và tìm ra thủ phạm đích thực để nghiêm trị.

Đặc biệt với những người mới bắt tay vào kinh doanh thì đây là 1 khó khăn lớn, gây thất thoát nguồn lợi nhuận thu về một cách mất kiểm soát. Vì vậy bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất.

Có câu “nhổ cỏ phải nhổ tận gốc”. Câu nói này quả không sai. Muốn giải quyết tình trạng mất mát hàng hóa hiệu quả, chúng ta phải đi tìm nguyên nhân, gốc rễ của nó, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời ngăn chặn những hậu quả xấu không mong muốn. Thực tế, thất thoát hàng hóa chung quy lại gồm có 2 nhóm nguyên nhân cơ bản là nguyên nhân bên trong và bên ngoài.
 

1. Nhóm nguyên nhân chủ quan

Do quy trình quản lý hàng hóa và cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng:

• Kiểm kê hàng không chính xác
• Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau
• Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ
• Buông lỏng công tác kiểm soát dẫn đến thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng
• Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi
• Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả công ty

  2. Nhóm nguyên nhân khách quan

• Khách lấy trộm hàng của shop (thường là những loại hàng nhỏ, dễ giấu trong người, túi xách)
• Khách hàng bóc, đánh tráo tem sản phẩm, lấy tem hàng rẻ để rán đè lên hàng đắt tiền khiến cho nhân viên tính sai
• Hàng ăn liền bị khách sử dụng ngay tại chỗ mà không khai báo trả tiền

• Từ những thống kê trên ta thấy nguyên nhân mất mát chủ quan từ chính bên trong chiếm phần lớn so với nhóm yếu tố khách quan. Điều này chúng ta có thể hoàn toàn khắc phục được nếu thiết lập được quy trình quản lý hàng hóa nội bộ khoa học hơn.

  Sau khi đã biết được những nguyên nhân gây thất thoát này chúng ta hãy nhanh chóng suy nghĩ và bắt tay vào xử lý cụ thể đối với từng nguyên nhân.

  3. Xử lí tình trạng thất thoát do khách hàng

  Với tất cả mặt hàng sau khi đã được đánh mã vạch và dán tem thì để tránh hiện tượng khách mua gian lận bóc tem đổi hàng bạn nên sử dụng các loại tem vỡ, khi đó họ khó lòng mà thực hiện hành vi gian xảo của mình được. Đồng thời biện pháp này cũng giúp cho việc kiểm kê, quản lý hàng hóa sau này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

  Nên lắp đặt hệ thống camera giám sát để theo dõi hành vi của cả khách hàng và nhân viên của mình. Vị trí lắp camera có thể là: quầy thu ngân, nơi trung bày các sản phẩm nhỏ dễ bỏ túi. Sử dụng tem chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để người mua nào có ý định lấy hàng đi mà không thanh toán thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.

  4. Khắc phục nguyên nhân chủ quan

  Việc sắp xếp các hàng hóa lộn xộn, không theo trật tự đúng nơi quy định, khiến cho các sản phẩm lẫn vào nhau gây chồng đống. Không khai báo mã vạch khiến công tác xuất nhập hàng bị cản trở, kiểm kê trở nên thiếu hiệu quả. Để công tác quản lý hàng hóa trong kho cũng như việc nhập xuất thuận lợi thì cần phải sắp xếp hàng hóa theo đúng trật tự, khu vực của nó.

  Đối với bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng vậy, từ cửa hàng nhỏ cho đến những cửa hàng lớn đang hoạt động hiện nay mà gặp phải trình trạng này cần phải thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Mở kho tạm để kiểm hàng
• Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng ở kho tạm và dán mã vạch (Sau này tất cả sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên phần mềm quản lý bán hàng)
• Bước 3: Nhập số liệu vào phần mềm và chốt số liệu tồn tại thời điểm thực hiện kiểm kê

• Khi đó, việc quản lý trên phần mềm của bạn sẽ hết sức dễ dàng. Chi tiết đến từng chi nhánh, từng mặt hàng…

  

  Báo cáo tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo

  Khi quản lý bằng phần mềm, kho hàng sẽ được cập nhật số lượng liên tục giúp bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Ngoài quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý bán hàng còn có thể quản lý đơn hàng, giao vận, tránh trường hợp giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và báo cáo thống kê chi tiết giúp bạn bán hàng nhẹ như không.